1.3 有效性数据的输入

1.3.1 自定义填充序列

通过数据有效性的序列方式定义数据类型的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，选中单元格区域G4:G13，切换到【数据】选项卡，单击数据工具】组中的按钮右侧的下箭头按钮，从弹出的下拉列表中选择数据验证】选项。

2 弹出【数据验证】对话框，切换到【设置】选项卡，在【验证条件】组合框中的【允许】下拉列表中选择【序列】选项，在【来源】文本框中输入“××益智办公用品公司，××易力办公用品公司，××星辰文具有限公司，××文采文具有限公司”（中间用英文输入法状态下的逗号“, ”隔开）。

3 切换到【输入信息】选项卡中，然后在【输入信息】文本框中输入“请选择生产厂家”。

4 切换到【出错警告】选项卡中，在【输入无效数据时显示下列出错警告】组合框中的【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】文本框中输入“输入生产厂家错误”，在【错误信息】文本框中输入“请单击下拉按钮进行选择！”。

5 单击按钮，效果如图所示。

6 选中单元格G4，单击单元格右侧的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【××益智办公用品公司】选项。

7 按照相同的方法可以为G列的其他单元格选择相应的生产厂家。

用户也可以直接在G列中输入数据，但是此时输入的数据只能是序列中设置的内容。如果输入其他内容，系统就会自动弹出【输入生产厂家错误】提示对话框。

由上图可以看出：在【出错警告】选项卡中设置的【样式】、【标题】和【错误信息】等3项内容都显示在了【输入生产厂家错误】对话框中。由此可以看出在【数据验证】对话框中设置的内容和数据有效性应用时的对应关系。

单击按钮输入的错误信息即可保存，单击按钮则可以返回工作表中，用户可以重新进行编辑，单击按钮即可取消此次数据的输入。

1.3.2 自定义填充条件

当数据有效性中的条件为数字时，还可以设置有效数据的取值范围或取值长度。在单元格中输入了其他内容或者输入的数值超出了设定的条件时，Excel将其视为无效。

例如本实例中产品编码的长度为8位，可以设置其数值长度，防止输入的数值超过或小于8位，具体的操作步骤如下。

1 选中单元格B4，切换到【数据】选项卡，单击【数据工具】组中的按钮右侧的下箭头按钮，从弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项。

2 弹出【数据验证】对话框，切换到【设置】选项卡，在【验证条件】组合框中的【允许】下拉列表中选择【文本长度】选项，在【数据】下拉列表中选择【等于】选项，在【长度】文本框中输入“8”。

3 切换到【输入信息】选项卡中，然后在【输入信息】文本框中输入“请输入8位产品编码”。

4 切换到【出错警告】选项卡中，在【输入无效数据时显示下列出错警告】组合框中的【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】文本框中输入“数据输入错误”，在【错误信息】文本框中输入“请输入8位数产品编码”。

5 单击按钮返回工作表中，选中单元格B4，将鼠标指针移至其单元格右下角，鼠标指针变为形状，按住鼠标左键不放，向下填充至单元格B13中，然后单击【自动填充选项】按钮，从弹出的下拉列表中选择【填充序列】选项。

6 即可为单元格区域B4:B13设置数据有效性，此时如果用户在该单元格区域的任意单元格中输入的数据位数不是8位，按【Enter】键，系统就会弹出【数据输入错误】提示对话框。