5.3 文档设计

制作联合公文难的不是公文内容，而是联合公文头……

利用Word 2013的表格功能制作联合文件头，操作很简单。

5.3.1 联合公文页面设置

公文作为具有法定效力的文书，是具有严格的规范体式要求的。在制作公文之前，我需先将其页面按照要求设置好。

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5.3.2 制作联合公文头

通俗地讲联合公文就是几家单位联合行文的红头文件。在制作联合公文的过程中，联合公文头是让很多人棘手的问题。下面介绍在Word 2013里如何制作联合公文头。

联合公文指的是机关、企业等单位使用的红头文件，用于公用文件的交流。

1.创建表格设置联合公文头

创建联合公文头的关键在于合理运用Word的制表功能，我们通过将表格的边框设置为无边框，隐藏表格线的方法，制作出多单位联合发文的公文头。

1）插入表格。

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2）设置表格格式并输入内容。

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3）隐藏表格边框。

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2.制作发文字号和反线

在联合公文头中除了序号、秘密等级、保密期限和紧急程度等要素外，还包括发文字号和反线两个元素。下面接着在Word 2013中制作发文字号和反线。

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专家提示

机关代字应使用规范化简称。如合肥市交通局，应在“合”后加“交”字。

文种代字一般用“呈”（上行文）、“发”（下行文）和“函”（平行、下行文或不相隶属机关的行文）3种。也可根据需要增设其他1至2种。

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5.3.3 制作企业联合公文的主体

联合公文的主体内容主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识（即公章）、附注7个元素。

公文标题一般由介词“关于”、事由和文种组成。

1.创建联合公文正文内容

联合公文头制作完成后，下面在文档中创建联合公文正文内容。

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2.制作发文单位印章

机关单位要发文，就必须加盖公章才能体现出文件的正规，下面向大家介绍制作发文单位印章的方法。

1）插入印章轮廓。

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2）插入印章文本。

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3）插入印章内的五角星。

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4）组合完整印章。

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5）署上发文机关名称及日期。

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当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

当3个以上（不含3个）单位联合行文且有3个以上印章时，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

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5.3.4 制作联合公文的版记

公文的版记包括主题词、抄送单位、印发单位和印发日期、反线等要素。版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后一面（根据规定公文要双面印刷）的最下面的位置。具体制作方法如下所示：

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