第三节　党政机关公文的格式及其标准

公文格式就是公文的外在表现形式，包括公文的各要素项目在文中的编排，也包括公文用纸、排版、字号、印刷和装订等方面的要求。2012年6月，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会（职责现整合组建和划入国家市场监督管理总局）正式发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），将我国的党政机关公文格式纳入国家标准体系。下面即以《条例》和《党政机关公文格式》为依据，对公文的格式要素组成和编排要求加以介绍。

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称眉首；置于公文首页红色分隔线（不含）以下至末页首条分隔线（不含）以上为主体；置于末页首条分隔线以下的各要素统称版记。

一、眉首部分

眉首又称文头、版头，位于文件首页上方，约占首页版面的1/3。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六要素。

（一）公文份数序号

公文份数序号是公文印制份数的顺序编号。序号一般用阿拉伯数码标识于公文版心的左上角第1行。“绝密”“机密”公文应当标明份数序号。标识份数序号有利于公文的登记、分发和掌握其走向，便于更好地管理密级较高的公文。

（二）秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分“绝密”“机密”“秘密”三级。秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和保密期限用“★”隔开。

（三）紧急程度

根据公文送达和办理的紧急程度，公文可分为“特急”和“加急”两种，紧急电报有“特提”“特急”“加急”“平急”四种。紧急程度一般顶格标识在版心左上角。如需同时标识份号、秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，紧急程度顶格标识在版心左上角第3行。

（四）发文机关标识

发文机关标识由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，如“国务院文件”“江西省人民政府文件”“江西财经大学文件”等，用套红大字居中印在公文首页上部，故公文俗称“红头文件”。对一些特定的公文（如函）可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时应将主办机关名称排前，其他机关依次在下方整齐对应排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，简称文号。如“国办发〔2018〕5号”。其中年份、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。

发文字号一般在发文机关标识下居中排布。在机关代字之后，可加上一个“发”或者“文”“函”等字。命令只有顺序号，没有机关代字和年份，如“中华人民共和国主席令第68号”，其发文时间在落款中反映。

一份公文只有一个发文字号。几个机关联合发文，只标注主办机关的发文字号。

（六）签发人

上报的公文需标识签发人或会签人的姓名，平行排列于发文字号右侧。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。如果有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。

二、主体部分

公文主体是公文首页红色分隔线以下至末页首条分隔线以上的部分，通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、附件、成文时间、公文生效标识和附注等要素构成。

（一）公文标题

公文标题是对公文主要内容的概括及文种的标示，一般由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素组成。事由的概括要准确、简明。文种选择要恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如：《国务院关于东北地区振兴规划的批复》，“国务院”是发文机关名称，“东北地区振兴规划”是事由，“批复”是公文种类。发文事由前习惯加上介词“关于”。

根据文种特点和具体情况，也可省略其中一两个要素。如：《关于加强工程咨询管理工作的通知》，是由发文事由和文种组成，省略了发文机关。如《国家税务总局公告》《中华人民共和国主席令》由发文机关和文种组成，省略了事由。

（二）主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复公文中的事项。置于标题之下正文之上，顶格书写，类似普通信件的抬头。上行文只能有一个主送机关。下行文如主送机关较多的，可采用概括性的统称。如：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。”凡直达公众的公布性及法规性公文，如公告、命令（令）、通告等，一般不标明主送机关。

（三）公文正文

正文是公文的核心部分。比较复杂的公文的正文都有开头、主体和结尾三部分。

1．开头

常见的开头方式有以下几种。

（1）目的式。常使用“为了……”或“为……”等词语写明发文的目的。如《国务院关于开展第一次全国经济普查的通知》的开头:

为适应经济和社会发展需要，并与国家编制五年计划更好衔接，推进国民经济核算与统计调查体系的综合配套改革……

（2）根据式。开头先写明行文所依据的方针、政策、法规或事项，以增强公文的权威性和说服力，常用介词“根据”“遵照”“按照”“依照”领起。如《财政部关于完善省以下财政部管理体制有关问题的意见》的开头:

根据《国务院关于印发所得税收入分享改革方案的通知》要求，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府要结合所得税收入分享改革，完善所属市、县的财政管理体制……

（3）缘由式。通过介绍情况、提出问题或明确意义，使受文者了解行文的缘由。如《教育部关于进一步加强高等学校学生公寓管理的若干意见》的开头:

近两年来，随着高等学校后勤社会化改革的迅速推进，各高等学校对原有的校内学生公寓采用了新的管理模式；各地、各高等学校积极利用社会资金，通过各种渠道，运用社会化的办法，在校外建设了一批由一所或几所高等学校共同使用的学生公寓。较大地改善了学生的生活和学习条件，受到了高等学校师生的普遍欢迎。但在对学生公寓的管理方面，逐渐暴露出一些新的矛盾和问题，必须引起高度重视，认真加以解决。

（4）转发式。各级机关批转下级公文或转发公文，已经形成相对固定的格式。

前者如《国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制有关问题的意见的通知》的开头:

国务院同意财政部《关于完善省以下财政管理体制有关问题的意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。

后者如以下格式:

现将《××局关于……的通知》转发给你们，请认真贯彻执行。

（5）直陈式。公文开篇不陈述任何理由，也不交代背景，而是直截了当地把事项写出来。如《国务院关于修改‹中华人民共和国专利法实施细则›的决定》的开头:

国务院决定对《中华人民共和国专利法实施细则》作如下修改……

以上五种开头方式是公文的基本开头方式。其他开头方式均可从这五种基本方式中演化出来或归入这五种方式。

2．主体

主体是正文的核心，是表达公文基本内容的部分。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚是对所有主体部分的写作要求。

3．结尾

常见的结尾有以下几种。

（1）说明式。对有关事项作进一步交代，以利于执行。如“本通告自公布之日起生效”“凡与本指示的规定不一致的，今后以本指示规定为准”等。

（2）祈请式。在报告、请示等上行文中，常用“妥否，请批复”“以上意见，如无不妥，请批转各地贯彻执行”等祈请语结束。

（3）期望式。在下行文结尾中常提出要求和希望，敦促受文者及时办理，如“以上各点，望遵照办理”“以上规定，望遵照执行”等。还有一些结尾，文字略长，常用“为……作出贡献”“为实现……而奋斗”等号召性词语结尾，也属于期望式结尾一类。

行文简洁，收束有力，是对所有公文正文结尾的要求，也有一些公文自然收束，不加结尾。

（四）附件说明

附件说明是指公文附件的顺序号和名称。如有附件，“附件”两字在主件正文下空1行左空2字标识。公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。如有两个或两个以上的附件，则应使用阿拉伯数码标明序号（如“附件:1．×××××”）。附件名称后不加标点符号。

（五）附件

附在主件之后，对主件起补充、说明作用的文字或材料叫作附件。它主要包括随文转发或报送的文件，随文颁发的规章、制度、报表、名单等。公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。

公文如有附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（六）成文时间

成文时间，一般来说也是公文的生效时间，原则上应以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准，会议通过的文件以会议通过的日期为准。成文时间大多数写在公文正文右下角，用阿拉伯数字表达；决定、通告、纪要等公文则写在公文标题之下，用括号标注。

（七）公文生效标识

公文生效标识是公文生效的凭证，具体表现为加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，并在成文时间右空4字居中，端正地加盖发文机关印章。联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。以机关领导个人名义落款，要在姓名前冠以职务，并加盖领导人印章。

（八）附注

附注是指对公文的传达范围、使用注意事项等情况的说明。如有的公文需注明发至哪一级，有的公文需注明可否张贴或登报。附注居左空2字加圆括号标识在成文时间的下一行。

三、版记部分

公文的版记部分通常由抄送机关、印发机关和印发时间等要素构成。

（一）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送要从实际需要出发，不能乱抄乱送。抄送应在主题词的下一行、左空1字标识。

（二）印发机关

印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是发文机关的办公室或秘书室。它应在抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）、左空1字标识。

（三）印发时间

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，与印发机关同居一行位置，右空1字。

以上是按眉首、主体、版记顺序排列的行政机关公文的主要构成要素。限于篇幅，本章主要介绍了公文要素标识的一般标准，一些公文的特定格式（信函式格式、命令格式、纪要格式）及公文用纸、排版、装订、表格等格式标准就不一一介绍。