第六节　几种常用公文的写作

一、通告

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，具有法规性、政策性、广知性的特点。各级行政机关、团体、企事业单位都可发布通告。

（一）通告的种类

（1）法规性通告：国家政府职能部门根据有关法律、规定制定的强制性行政法规。

（2）知照性通告：政府机关或企事业单位告知公众某种事项或要求被通告者办理一些例行事项的通告。

（二）通告的写作

1．标题

通告的标题，可由发文机关、事由、文种三部分构成。如《国务院关于保障民用航空安全的通告》。有时还可使用省去发文机关或事由的省略式标题。如《中华人民共和国公安部通告》。还有的通告标题只有文种“通告”两字。

2．正文

通告正文一般由通告的缘由、通告事项和结尾构成。缘由阐明发布通告的目的、依据或意义，要求简单明了。缘由的后面常用承启用语“现通告如下”“特作如下通告”。通告事项写明具体的规定和要求等，多数分条列项写，要求具体明确，注意内容的条理性和表意的严密性。结尾或提出要求，或指明执行时间等，一般以“特此通告”收束。

通告一般不需写出收文机关和读者对象。

二、通知

通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。通知对发文机关没有任何限定，适用范围广泛，是各级机关单位使用最普遍的一种文种。

（一）通知的种类

1．批转、转发性通知

批转性通知用于批准并转发下级机关的公文。转发性通知用于转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文。被批转或转发的公文成为通知的附件。

2．发布性通知

用于发布（印发、下达）条例、办法等行政法规和其他重要的文件。

3．指示性通知

指示性通知可用于对下级布置有关工作、传达上级指示和安排，让下级机关办理或执行。

4．知照性通知

知照性通知可分为三种：①会议通知，用于通知召开会议的有关事项。如：《××市工商银行关于召开会计决算编审工作会议的通知》。②一般事务通知，用于向下属告知需要周知的一般性事项。如机构的设置、变更与撤销、印章启用与废除、节假日安排等。③任免通知，用于任免和聘用干部或下达任免事项。如：《××局关于×××等同志职务任免的通知》。

（二）通知的写作

1．标题

通知的标题，一般由发文机关、事由和文种三部分构成。事由是通知主要内容的准确、简要概括，可在文种前加上“重要”“紧急”“联合”“补充”等词语。通知还可采用省去发文机关或事由的省略式标题。

2．正文

通知种类不同，正文写法也有差别。

（1）批转、转发性通知。正文一般由批转、转发的内容和执行要求两部分组成。批转性通知要写明批转机关名称和态度，再加被批转公文的发文机关名称和标题，然后提出简要的执行要求。转发通知直接写被转发公文的机关名称和标题，然后提出执行的要求。有的通知还对转发公文内容进一步阐发，强调所涉及问题的重要意义，提出执行的具体措施和要求。

（2）发布性通知。发布性通知与转发性通知的写法类似。

（3）指示性通知。正文一般由三部分组成：发文的缘由或目的、通知的具体事项和执行要求。开头部分写发通知的意义或存在的问题，有的写通知的依据和任务。常用“现就有关事项（问题）通知如下”“特通知如下”等承启语引出下文。中间部分一般分项写通知内容，如处理问题的原则、方法及具体措施，布置工作的内容、要求、标准等，内容要写得明确具体、条理清晰、切实可行。结尾部分写贯彻落实事项的要求和希望，可作为通知事项的最后一项，列项写出执行的具体要求，或以“特此通知，望认真贯彻执行”等常用结束语收束。

（4）知照性通知。正文一般比较简单。开头简要说明通知的目的或依据，然后简明交代告知的有关事项。会议通知的内容一般包括会议名称、会议内容、起止时间、会议地点、参加人员、报到事宜及有关要求等。

三、通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通过将典型事例、重要的工作情况予以及时发布，发挥通报的教育引导作用。

（一）通报的种类

（1）表扬性通报：用于表彰先进集体、先进个人，介绍先进经验，以宣传典型、推广经验。如：《江西省公安厅关于好民警邱娥国先进事迹的通报》。

（2）批评性通报：用于批评错误或不良倾向，通报事故，以吸取教训，引以为戒。如：《国务院办公厅关于四川山东两省部分市（县）乱集资乱收费问题的通报》。

（3）情况通报：用于传达重要精神或情况，以便上情下达，协调工作。如：《关于全国干线公路养护与管理工作检查情况的通报》。

（二）通报的写作

通报正文一般有以下内容：①通报事实。这是通报的原因和依据，要交代通报当事人姓名、单位、事件发生的时间、经过、结果等。②分析与评价。从事实出发适当予以评论分析，指出重要意义或严重后果，揭示本质性问题。③通报决定。提出对被通报者的表彰或惩处办法。④提出希望要求。或写学习先进，再创佳绩；或写引以为戒，防止类似事件发生；或提具体意见，指导今后工作。

通报写作内容要准确无误，通报事件或问题应具有典型性。因此，通报叙述情况要客观，分析问题要实事求是，评判定性要慎重、准确。发现情况要及时通报，充分发挥通报的教育引导作用。

四、报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告有利于上级机关了解掌握下级机关的工作及其他情况。

（一）报告的种类

报告按内容和性质可分为以下三种。

（1）工作报告：用于向上级机关报告本单位工作进展情况、存在的问题和主要的经验。

（2）情况报告：用于向上级机关反映重要情况、突发的重大事故或问题。

（3）答复性报告：用于答复上级机关的询问或回复上级的批办件。

（二）报告的写作

工作报告的正文重在汇报工作。开头概述工作开展总的情况，然后用“现将××情况汇报（报告）如下”一类过渡语引出主体部分。主体是报告的核心，陈述具体情况，如工作进展情况、成绩和经验、问题与不足、意见或打算等。

情况报告的正文一般包括情况或问题发生的原因、经过、情况分析、处理意见和建议等。情况概述应实事求是，分析应客观具体，建议应切实可行。

答复性报告一般先交代写作缘由，即写明针对上级提出的什么问题或询问的事项。再具体作答。

报告结尾常用“特此报告”“专此报告”“请审阅”等词。

报告写作要中心明确，内容可靠，针对性强，叙述简明，不能夹带请示事项。

五、请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（一）请示的种类

（1）请求指示的请示：下级机关在工作中遇到无章可循的新情况、新问题时，请求上级指示；对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答。如：《××省财政厅关于‹会计人员职权条例›中“总会计师”是行政职务或是技术职称的请示》。

（2）请求批准的请示：为增设机构，增加编制，上项目，要资金、设备等而请求上级机关审核、批准的请示。如：《关于请求追加我省自然灾害救济款的请示》。

（3）请求批转的请示：政府职能部门提出相关问题的处理意见和办法，却无权直接要求平级机关和不相隶属机关照办，可用请示的方式要求上级机关审定批转给有关部门执行。

（二）请示的写作

1．标题

请示的标题由发文机关、事由和文种三部分构成。其中发文机关可以省略，事由部分一般不能省略。事由概括时一般不应出现“申请”“请求”之类词语，避免与“请示”之意重复。

2．正文

请示的正文一般由请示缘由、请示事项和请示结尾三部分组成。

请示缘由即请示事项的背景、原因和依据，应写得充分、具体、合理、清楚。

请示事项即请求上级机关指示、批准、帮助解决的具体事项。请示事项要明确具体，切忌模棱两可，让上级难以答复。

请示结尾通常以征询期复性的结语结尾。如“妥否，请批复”“当否，请批复”“以上意见当否，请批复”“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等。

六、批复

批复适用于答复下级机关的请示事项。它是与请示相对应的下行文。

（一）批复的种类

批复按内容性质主要有同意性批复、否定性批复和解答性批复三种。

（二）批复的写作

1．标题

批复的标题常见的形式有如下两种。

（1）三项式。由发文机关、事由、文种三部分组成。如《国务院关于东北地区振兴规划的批复》。在标题的事由一项中，可以明确表示对请示事件的意见和态度，也可在文种前加上“给”请示机关的字样。

（2）省略式。省略发文机关，标题由事由加文种组成。如《关于××乡人民政府申报兴建工业园问题的批复》。其中事由部分不能省略。

2．正文

批复的正文一般包括批复依据和批复意见两部分。批复依据先引叙对方来文（包括对方来文日期、标题和文号）并以“收悉”两字结束。如：“你局《关于××××的请示》（×局〔2018〕1号）收悉”。接着用过渡语“现批复如下”引出批复意见。

批复意见是对请示事项表明态度，作出明确答复。同意性批复较简单，一般只需表示同意。否定性批复一般需阐述不同意的理由。解答性批复根据情况作具体的解答，内容可繁可简；有的批复在答复后还提希望和要求。结尾为“特此批复”等语。

批复的写作要态度明确、语气肯定、言简意赅。

七、函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的使用范围广泛，行文灵活简便。

（一）函的种类

（1）按性质，函可分为公函、便函。

（2）按行文方向，函可分为发函（也称去函）、复函。

（3）按内容和作用，函可分为以下几种。

①商洽函：用于不相隶属机关之间商洽工作，如商调人员、洽谈业务等。

②询问函：去函的一种，用于向有关部门询问具体问题。

③请批函：用于无隶属关系的机关向业务主管部门请求批准某一事项。

④答复函：复函的一种，用于回复机关收到的商洽函、询问函、请批函。

⑤告知函：去函的一种，用于告知受文机关或单位某项具体事宜，不需要对方回复。

（二）函的写作

1．标题

（1）三项式。由发文机关、事由和文种三部分组成。如《××公司关于选派技术人员进修的函》。

（2）省略式。省略发文机关或事由。如《关于征求对加快道路运输发展的若干政策意见的函》。

2．正文

函的正文一般包括缘由、事项和结语三部分。开头交代函的目的、根据或原因等。复函应说明来函收悉情况，先引用对方来函的标题或发文字号或发文日期，如“你单位××年×月×日函悉”。主体提出商洽、请求、询问或答复请批的具体事项。要写得具体明确、条理清楚、直陈其事。结尾根据不同情况可用“请予函复”“特此函告”“特此函复”“此复”等语。

3．写作要求

函要求一事一文，内容单一集中，不枝不蔓。用语简洁明快、恳切实在。语气应力求平和，谦恭有礼。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

八、纪要

纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。对大型或重要会议的基本情况、讨论的事项和决议加以综合概括与反映，以达到通报会议精神、统一认识、指导工作的目的。

（一）纪要的种类

会议纪要按会议的内容与方式，主要有办公会议纪要、工作会议纪要和座谈会议纪要等。按会议的性质和作用，纪要可分为决议型会议纪要和情况型会议纪要。

（二）纪要的写作

1．标题

纪要的标题常见的有以下两种。

（1）单行标题：一般由会议名称或议题加文种组成。如《省科技创新“六个一”工程领导小组第二次会议纪要》。

（2）双行标题：正题概括会议的主要内容或精神，副题补充说明会议名称等情况。如《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要》。

2．正文

纪要正文一般分为开头、主体和结尾三部分。

（1）开头部分是总述，概述会议基本情况。包括会议召开的时间、地点、参加人员、会议议题等，有的写上会议的背景、依据、目的和意义等。

（2）主体部分是分述会议的主要精神。内容主要包括会议议定的事项、提出的要求等。通常可采用综合式、条项式和摘要式等结构形式。层次段落的开头常使用习惯用语，如“会议认为”“会议强调”“会议要求”“会议同意”“会议号召”等。

（3）结尾一般写落实纪要的措施，提出希望，发出号召。

纪要写作时要将会议内容分门别类地整理，集中会议讨论的实质意见和主要精神，使之系统化、条理化和理论化，重点、要点突出。